Comment agencer un bureau professionnel ?
Les 7 principes à adopter
Bienvenue dans notre atelier de conseils
Vous créez votre entreprise et allez devoir aménager des bureaux professionnels au sein d’un bâtiment / d’un espace incubateur ?
Votre entreprise est florissante et vous allez devoir aménager vos espaces de travail pour pouvoir accueillir de nouveaux collaborateurs ? Votre entreprise doit déménager pour investir de nouveaux locaux ?
Vous voulez optimiser vos espaces de travail en fonction de vos contraintes métier et sur le long terme ? Vous souhaitez accueillir chaleureusement vos visiteurs tout en renforçant votre image de marque ? Vous êtes dans une démarche éco responsable et le confort / bien-être au travail de vos collaborateurs est un sujet prioritaire ?
Vous trouvez que cet article commence avec beaucoup trop de questions ? Pas de panique, celle-ci était notre dernière. Dans la suite de cet article, nous allons essentiellement vous proposer des réponses à vos questions.
Pour cela, nous nous sommes appuyés sur l’ensemble des savoir-faire humains composant notre entreprise RACINEA. Des deviseurs, aux technico-commerciaux et architectes en passant par notre bureau d’études, nos menuisiers agenceurs et nos poseurs en agencement, nous avons recueilli un maximum de réponses afin de répondre dans le détail à la problématique qui est de savoir comment agencer un bureau professionnel.
Pour cet article, nous avons fait le choix de vous synthétiser sous la forme d’une liste les 7 principes à adopter pour bien agencer un bureau professionnel. Après avoir interrogé nos 13 services en interne, nous avons fait le choix d’ordonner cette liste par ordre décroissant : plus le conseil a été abordé, plus il apparaît en haut de la liste des recommandations.
1. Optez pour un agencement de bureau professionnel qui vous ressemble
Votre bureau professionnel est un lieu de vie dans lequel vous et vos collaborateurs allez passer beaucoup de temps. C’est pourquoi il est indispensable d’agencer un bureau professionnel à votre image afin que vos équipes puissent s’y sentir « comme à la maison ».
Le mobilier de votre bureau professionnel doit vous permettre de personnaliser facilement les différents espaces de travail. Il doit par exemple vous permettre d’accrocher les dessins de vos enfants sur une cloison, d’épingler vos photos de famille sur un support tout en préservant votre vie privée ou encore de mettre en valeur vos diverses réussites (posters, médailles, dédicaces, certificats…).
Enfin pour définitivement vous approprier votre coin de bureau, vous devez disposer de suffisamment d’espace pour y ajouter de petits objets décoratifs.
En associant tous ces éléments, vous serez comme dans votre petite bulle. Vous pourrez ainsi créer un espace rassurant et stimulant, rempli d’ondes positives.
Pour nous, il était évident de commencer cette liste par ce premier conseil qui vous permettra de vous sentir décontracté au travail et d’être également moins soumis au stress.
Le bien-être au travail influence significativement la motivation et la productivité : faites de votre espace un lieu confortable et fonctionnel.
2. Un bureau professionnel ergonomique & confortable
Le travail amène à effectuer des gestes de manière répétitive qui peuvent amener à des troubles musculosquelettiques tels que des lombalgies, des tendinites ou des douleurs au dos.
Afin de vous munir contre ces risques, vous devez en plus d’une activité physique régulière aménager votre bureau professionnel en fonction de la récurrence des tâches de travail : plus une tâche revient régulièrement, et plus vous devez adapter / calculer votre posture de travail.
Optez par exemple pour un bureau ergonomique réglable en hauteur et offrez à vos équipes la possibilité d’alterner entre la position assise et debout. Utilisez la position debout pour les tâches nécessitant une concentration importante et privilégiez les positions assises pour les tâches plus chronophages.
Optez pour de mobilier modulable et facilement réglable pour l’adapter le plus possible à votre morphologie.
Lorsque vous êtes assis sur une chaise de bureau, votre dos doit pouvoir être droit. Votre clavier doit se trouver à portée de main et vos avant-bras doivent former un angle droit. Quant à vos pieds, ils se doivent d’être posés parallèlement au sol (ou sur un repose-pied) en formant un angle droit avec vos genoux.
Votre bureau professionnel, qu’il s’agisse d’un bureau en open space ou d’un bureau individuel, doit disposer de suffisamment d’espace pour vous permettre de bouger régulièrement, de changer de position ou encore d’étendre vos jambes.
3. Maximisez l'exposition lumineuse de votre bureau professionnel
Dans une démarche éco responsable et pour faire le plein de vitamine B, nous vous recommandons d’exposer votre bureau professionnel à la lumière naturelle . En effet, si votre bureau professionnel est placé à côté d’une fenêtre, d’une baie vitrée, sous un puits de lumière ou encore derrière une simple verrière, vous aurez la chance d’exprimer tout votre potentiel. Comme vous le savez probablement, les rayons du soleil ont des effets positifs sur notre corps et notre santé.
Cependant, évitez d’avoir des fenêtres dans votre dos à cause des reflets émanant du soleil sur le poste de travail. Pour cela, agencer votre bureau perpendiculairement aux ouvertures sur le soleil.
Même si rien ne remplace la lumière naturelle, ajoutez des néons et/ou des plafonniers / lampadaires . Bien évidemment, privilégions des sources à faible consommation d’énergie.
Avec cette juxtaposition de lumière naturelle et de lumières additionnelles, vous aurez la possibilité de varier les intensités et d’ainsi éviter un contraste trop important de luminosité dans vos locaux.
4. Optimisez la disposition de votre mobilier bureau professionnel
Pour agencer efficacement un bureau professionnel, il est indispensable d’optimiser l’emplacement de l’ensemble de votre mobilier. Afin d’adapter continuellement votre posture de travail à vos tâches de travail, optez pour du mobilier modulable.
Évitez de placer votre bureau dos à la porte d’entrée, et écartez-le le plus possible de cette dernière. Cela vous permettra à la fois de ne pas être surpris par les entrants mais aussi de préserver l’intimité de vos tâches de travail et des informations affichées sur votre poste de travail. Si vous ne pouvez pas faire autrement, nous vous conseillons d’opter pour un siège avec un dossier relativement haut.
Nous vous conseillons également d’éviter d’aménager votre bureau face à un mur, dans le but de stimuler votre vision large une fois devant votre poste. Si vous ne pouvez pas faire autrement, nous vous conseillons d’afficher au-dessus de votre bureau professionnel une image inspirante : paysage, océan…
Notre savoir-faire de plus de 30 ans en aménagement de bureaux nous amène également à vous faire choisir du mobilier modulable afin d’adapter et varier les possibilités d’aménagement de votre poste de travail.
D’un point de vue ergonomique, si vous travaillez sur écran d’ordinateur, celui-ci doit être placé à une distance équivalente à au moins 50 cm de vos yeux.
Enfin si vous êtes droitier, disposez la lampe à gauche pour éviter d’être gêné par les ombres de votre main. Si vous êtes gaucher, disposez la lampe à droite. Tous ces petits conseils semblent anodins, mais amélioreront votre confort au travail sur le long terme.
5. Soignez les espaces de rangement de votre bureau professionnel
L’ère du numérique permet de limiter considérablement les zones de rangement.
Néanmoins malgré cette montée de la digitalisation, ces espaces occupent toujours une place importante quant à notre organisation quotidienne et dans les locaux d’entreprise. En effet, le désordre a des effets négatifs sur votre mental et sur votre image professionnelle . Il est donc essentiel de pouvoir ranger des dossiers, des documents ou encore fournitures de bureau afin d’avoir des bureaux nets et un espace de travail disponible confortable.
L’espace de rangement doit également permettre de sécuriser / masquer des éléments confidentiels et personnels tels qu’un sac à main ou encore des clés USB. Prévoyez donc des rangements ouverts et fermés dans l’objectif d’avoir tout à portée de main. Équipez-vous de mobilier sécurisé avec une clé pour les documents les plus sensibles.
Équipez votre bureau professionnel de cloisons amovibles pour vous permettre de vous isoler ponctuellement. Ainsi, en cas de nouvelle pandémie, vous assurez votre sécurité et celle des autres en maintenant la distanciation sociale.
6. Préservez le calme et l'intimité au sein de votre bureau professionnel
Les prix élevés au m2 amènent les entreprises à ouvrir de plus en plus leurs espaces de travail. Par effet papillon, on constate une intensification des nuisances sonores et visuelles mais également des problèmes en matière de confidentialité et d’intimité.
Les études prouvent que les nuisances sonores et visuelles sont les principaux facteurs de perte de concentration et d’efficacité au travail . Afin de lutter contre cette perte d’efficience, il est indispensable d’introduire au sein de votre bureau professionnel du mobilier acoustique.
Pour commencer, l’isolation acoustique se traite par l’ensemble des revêtements : ils peuvent être de sol, muraux ou situés au plafond.
L’absorption du son va pouvoir être optimisée par l’ajout de cloisons acoustiques, de cloisons modulaires, d’écrans séparatifs. Ils vont permettre de minimiser la propagation du son au sein d’un espace unique.
Ensuite, pour favoriser l’intimité au sein même de votre bureau professionnel, vous pouvez opter pour des cabines insonorisées afin de réduire le niveau acoustique de la parole audible hors et à l’intérieur de la cabine. En choisissant une cabine acoustique de qualité, vous pourrez cesser de vous préoccuper de la confidentialité de vos conversations ou encore du dérangement occasionné pour vos collaborateurs.
Les différentes gammes de mobilier acoustique ne sont pas seulement conçues pour piéger les bruits dans l’open space, elles le sont également dans le but d’apporter un confort visuel : elles sont personnalisables par leur design et adaptables pour vous permettre de recréer des espaces individuels plus cosy.
7. Une démarche écoresponsable au sein de votre bureau professionnel : végétaux et accessoires
Pour votre projet d’aménagement de bureau professionnel, le rôle des plantes vertes va bien au-delà de l’aspect décoratif. En effet, les végétaux représentent une véritable source de bien-être, tout comme la lumière naturelle, et améliorent les conditions de travail.
En incorporant par exemple des ficus, un Aloe Vera, une orchidée et autres bonsaïs au sein de votre espace de travail, vous créerez un environnement aux couleurs éclatantes avec une atmosphère chaleureuse.
De plus, les espèces végétales jouent un rôle d’anti polluant en absorbant les odeurs chimiques des appareils multimédias (imprimantes, photocopieuses …). Les végétaux consomment également les ondes des équipements informatiques.
Vous l’avez compris, ayez la main verte sur votre lieu de travail. Et entre nous, prendre en compte l’implantation de plantes peut être un bon moyen de développer la cohésion entre collaborateurs !
Ce qu’il faut retenir de comment agencer un bureau professionnel :
- L’aménager à votre image
- Pensez confort et ergonomie
- Soignez la luminosité
- Anticiper la disposition
- Prévoyez des espaces de rangement sur mesure
- Préservez le calme et l’intimité
- Ayez la main verte
